02 · Los 18 agentes y sus 63 actividades
Tres heads con interfaz por WhatsApp, una audiencia cada uno. Sin capas intermedias.
El detalle operativo exacto que PIMSA mapeó: cada uno de los 18 agentes con las actividades de prioridad alta que ejecuta. Toca cada actividad para ver su detalle — qué hace, cuándo se ejecuta, frecuencia, sistemas que toca y criterio de éxito, más la nota de PIMSA cuando aplica.
OliviaHead · interfaz WhatsApp
Operaciones · back-office · responde a Ricardo «Oso»
4
sub-agentes · 20 act
Carla7 actividades · clic para abrir
Comisiones y facturación · responde: Ricardo da el Vobo; entrega el corte a Mauricio y Ricardo
A.1Descargar el corte semanal de comisiones de agente entrando a MyAllianz y a mypimsacapital.com y archivarlo.›
Qué haceEntrar a MyAllianz y a mypimsacapital.com, ir a la consulta de comisiones de AGENTE, seleccionar la fecha de pago y exportar el corte (CSV/Excel). Solo comisiones de agente — nunca de promotor.
Cuándo se ejecutalas fechas de "Pago Comisiones Agentes" (marcadas en verde) del Calendario oficial Allianz 2026 (archivo calendario-pago comisiones 2026.pdf — fuente de verdad, NO son martes y viernes fijos). La comisión aparece en el portal el día anterior por la tarde, después de las 4 pm; si a esa hora no está, reintentar cada hora hasta las 9 pm.
Frecuencia1 vez por semana.
SistemasMyAllianz + mypimsacapital.com + SharePoint
Criterio de éxitoel corte queda listo a los 30 minutos de detectar la comisión del día que corresponde.
Nota PIMSA · A.1 a A.4 son una sola actividad ejecutada por partes.
A.2Conciliar el corte contra el control interno de mypimsacapital.com e informar a Ricardo cualquier discrepancia.›
Qué hacedar una revisión adicional al corte de A.1 — comparar línea por línea el CSV de Allianz contra el control interno de PIMSA (Excel / mypimsacapital.com) para confirmar que NO hay discrepancias. Detectar: ventas registradas que no aparecen en Allianz, comisiones en Allianz que no están en mypimsacapital.com, diferencias de monto, pólizas canceladas no actualizadas.
Cuándo se ejecutadespués de descargar el CSV y armar el corte (A.1).
Frecuenciasemanal.
SistemasExcel / mypimsacapital.com + portal Allianz.
Criterio de éxitorevisión completa y discrepancias detectadas en menos de 2 horas.
Nota PIMSA · A.1 a A.4 son una sola actividad ejecutada por partes.
A.3Con el Vobo de Ricardo, aplicar los splits, armar el corte de comisiones y enviarlo a Mauricio y Ricardo.›
Qué hacesobre cada venta del corte, aplicar la regla de split documentada: - Webinar: Oso 30% / Mau 30% / Asesor 40% - Orgánico: Oso 20% / Mau 20% / Asesor 60% - Referido: Oso 25% / Mau 25% / Asesor 50% - Vida: Oso 15% / Mau 15% / Asesor 70% - Elite (asesores orgánicos): Oso 15% / Mau 15% / Asesor 70% (igual que Vida) - Mau venta directa (incluye Elite Dirección y PLUS directo): Mau 70% / Oso 30% - Oso venta directa: Oso 70% / Mau 30%
Cuándo se ejecutadespués de conciliación.
Frecuenciasemanal.
SistemasExcel generar_corte.py (parcialmente automatizado).
Criterio de éxito0 errores de split aplicado.
Nota PIMSA · A.1 a A.4 son una sola actividad ejecutada por partes.
A.4Notificar a cada asesor 6 avisos al mes: 4 cortes semanales de comisión y 2 quincenales de facturación (con desglose de ventas y Vobo de dirección).›
Qué hacegenerar mensaje individual (WhatsApp o email) para cada asesor con: monto bruto, desglose de qué ventas componen ese monto con su descripción (cliente, producto, fecha) para que el asesor no tenga dudas, RFC confirmado, CLABE confirmada, concepto exacto del CFDI, fecha límite de envío de factura. Antes de enviar, pasa por Vobo de Mau/Oso (un clic); tras la aprobación se envía automáticamente.
Cuándo se ejecutadespués de aplicar splits.
Frecuencia6 avisos al mes (4 cortes semanales de comisión + 2 quincenales de facturación)
SistemasWhatsApp Business + Outlook + Slack (Vobo).
Criterio de éxito100% asesores reciben su desglose < 1h post-Vobo, con cero preguntas de aclaración sobre qué ventas son.
Nota PIMSA · A.1 a A.4 son una sola actividad ejecutada por partes.
A.7Avisar a los proveedores recurrentes cuando se acerca su fecha de facturación.›
Qué hacemantener catálogo de proveedores recurrentes (César, Tamara, Carolina, etc. — los mencionados en chat Dirección) con su frecuencia de facturación. Cuando se acerca el momento de facturar de un proveedor, notificarle que ya viene su fecha de factura y pedirle que se acerque con dirección para confirmar el monto — el agente NO le pasa un monto al proveedor, solo dispara el recordatorio para que todo quede a tiempo.
Cuándo se ejecutase acerca la fecha de facturación del proveedor.
Frecuenciaquincenal / mensual según cada proveedor.
Sistemascatálogo + WhatsApp.
Criterio de éxito100% proveedores facturan a tiempo sin que dirección tenga que iniciar la cadena; el monto siempre lo confirma dirección, no el agente.
Nota PIMSA · Volumen aún bajo; actividad muy sencilla.
A.9Calcular el bono mensual de cada asesor según el Esquema de Compensación.›
Qué haceal cierre de mes, calcular quién ganó bono y cuánto. Las reglas de bono están en el Esquema de Compensación en SharePoint y dependen de si el asesor es de webinar o orgánico (el asesor orgánico de entrada NO tiene bono). Las cancelaciones del mes se le restan al asesor para el cálculo de su bono. Generar tabla individual por asesor con: bono base, bono cumplimiento, bono cross-sell Vida, cancelaciones restadas, total devengado y monto a pagar.
Cuándo se ejecutacierre de mes.
Frecuenciamensual.
SistemasEsquema de Compensación SharePoint + Excel control + MyAllianz.
Criterio de éxitobonos calculados el siguiente día hábil después del cierre de mes, 0 errores.
Nota PIMSA · Sencilla — se calcula con dos parámetros.
A.11Calcular la producción neta mensual por asesor e informar a Ricardo.›
Qué hacemensualmente, para cada asesor: sumar valor plan emitido y # de solicitudes desagregados por fuente del prospecto (Webinar / Orgánico / Referido / Campaña). Restar cancelaciones para llegar a producción neta. Las cancelaciones se detectan de DOS formas: (1) en el grupo de WhatsApp cuando un asesor o trámites anuncia una cancelación, y (2) en el Excel de cartera de MyAllianz — si una póliza ya no aparece en la cartera, está cancelada. Esta producción neta alimenta el cálculo de bono.
Cuándo se ejecutacierre de mes (la detección de cancelaciones es continua).
Frecuenciamensual (la detección de cancelaciones es continua).
Sistemasmypimsacapital.com + Excel de cartera MyAllianz + WhatsApp.
Criterio de éxitoproducción neta lista el día 3 de cada mes, con 100% de cancelaciones capturadas.
Nota PIMSA · Muy sencilla — son dos restas.
Nora7 actividades · clic para abrir
Trámites Allianz · responde: Tamara (sobre su Excel de control); escala a Mauricio
F.1Recolectar las solicitudes en autorización del día anterior y subirlas al Excel de control de Tamara.›
Qué hacecada mañana, recolectar la información de las solicitudes en autorización del grupo de WhatsApp de Autorizaciones (donde los asesores piden autorización): cliente, # solicitud, status, días en autorización, próxima acción esperada. Estructurar la lista.
Cuándo se ejecutadiario 8am.
Frecuenciadiaria.
SistemasWhatsApp (grupo Autorizaciones).
Criterio de éxitopublicación antes de 9am, 100% días.
Nota PIMSA · Recolecta las del grupo de WhatsApp de Autorizaciones y Trámites.
F.5Alertar a Mauricio si un cliente sigue en autorización 5 días después de creado en el Excel de control de Tamara.›
Qué hacetodos los días detectar solicitudes en "en autorización" sin avance > 5 días. Alertar a Mau, Oso, Paola y Tamara con número de solicitud + acción sugerida.
Cuándo se ejecutadiario.
Frecuenciadiaria.
SistemasDAF + alertas.
Criterio de éxitoninguna solicitud > 7 días sin atención.
Nota PIMSA · Crítica para no dejar pasar a ningún cliente.
F.6Armar el correo de presión de los tickets Allianz atascados (solo a yoe.garcia), previa aprobación de Tamara o Mauricio.›
Qué hacedetectar tickets en cliente.optimaxx@allianz.com.mx / endosos.optimaxx@allianz.com.mx que llevan > 5 días sin respuesta. Auto-armar correo de presión con número de ticket previo, fecha original y evidencias adjuntas, dirigido a yoe.garcia@allianz.com.mx (especialista Allianz en desatorar trámites de más de 5 días), con CC a Majo Alemán y Lucero Delgado. Notificar a Mau cuando hay respuesta.
Cuándo se ejecutaticket > 5 días sin respuesta.
Frecuenciamúltiples a la vez.
SistemasOutlook + Allianz tickets.
Criterio de éxitotickets atrasados resueltos en < 7 días vs > 14 hoy.
Nota PIMSA · Control operativo de trámites.
G.2Detectar las cancelaciones de pólizas entrando a «cartera» en MyAllianz (canceladas del periodo).›
Qué hacerevisar diariamente en MyAllianz pólizas que pasan a status de cancelación. Para cada cancelación: identificar asesor original (cruce con mypimsacapital.com), monto del valor plan, fecha, motivo si aparece. Alimentar el cálculo de producción neta (A.11) y bonos (A.9).
Cuándo se ejecutadiario.
Frecuenciadiaria.
SistemasMyAllianz + mypimsacapital.com + Excel control.
Criterio de éxito100% cancelaciones reflejadas en producción neta del mes.
Nota PIMSA · Control muy importante — de aquí salen la producción neta y los bonos.
E.5Revisar el correo de control y listar próximos cobros y no-emisiones.›
Qué haceleer diariamente el correo de control (Gmail control14965@gmail.com — NO es un correo de Allianz) donde llegan los avisos de cobranza, próximos intentos de cargo y pólizas no emitidas. Categorizar cada item por urgencia y tipo. Generar lista accionable: "estos clientes tienen cargo programado para mañana", "estas solicitudes llevan X días sin emitir". Publicar al grupo Cobranza/Trámites con asignación clara.
Cuándo se ejecutacorreo de control recibido (diario).
Frecuenciadiaria.
SistemasOutlook + WhatsApp.
Criterio de éxito0 intentos de cobro o no-emisiones sin atender en 24h.
Nota PIMSA · Muy importante: alto volumen, con detalles exactos de fecha y estatus.
E.6Notificar al asesor cuando su cliente no se pudo emitir, con motivo y próxima fecha.›
Qué haceal leer el correo de control (E.5), cuando un cliente no se pudo emitir o tuvo cobro fallido, notificar directamente al asesor dueño de ese cliente con: el motivo exacto que viene en el correo (ej. "FONDOS INSUFICIENTES") y la próxima fecha en que Allianz hará el siguiente intento de cobro.
Cuándo se ejecutacorreo de control con caso de no-emisión o cobro fallido.
Frecuenciadiaria (según correos de control).
SistemasOutlook + mypimsacapital.com + WhatsApp.
Criterio de éxito100% asesores enterados de problemas de emisión/cobro de sus clientes < 24h.
Nota PIMSA · Muy importante por el volumen.
M.2Detectar las pólizas próximas a vencer renovación (Vida, GMMI, Auto) y avisar al asesor y al cliente.›
Qué haceidentificar pólizas de Vida, Gastos Médicos (GMMI) y Auto a 60/30/15 días de renovación. Avisar al asesor + cliente.
Cuándo se ejecutadiario.
Frecuenciadiaria.
SistemasAllianz + WhatsApp.
Criterio de éxito100% renovaciones gestionadas a tiempo.
Nota PIMSA · Importante de cara a 2027 en adelante.
Paula6 actividades · clic para abrir
Agenda y citas · responde: Los asesores y dirección
C.2Enviar al prospecto la cadena de recordatorios pre-cita pidiendo confirmación (varios toques).›
Qué haceWhatsApp al prospecto pidiendo confirmación de asistencia, con link Zoom y resumen del propósito.
Cuándo se ejecuta24h antes de cita agendada.
Frecuenciauna por cita (~120 citas/sem en total entre el equipo).
SistemasWhatsApp Business + Calendly/Outlook.
Criterio de éxitotasa de respuesta de confirmación > 70%.
Nota PIMSA · Las actividades de Paula son muy parecidas — funciona como un asistente de citas para asesores y dirección.
C.3Enviar al prospecto el recordatorio de cita 2 h antes con el link de Zoom.›
Qué haceWhatsApp al prospecto con recordatorio + link Zoom listo para hacer clic.
Cuándo se ejecuta2h antes de cita.
Frecuenciauna por cita.
SistemasWhatsApp Business.
Criterio de éxitoparte de cadena de 6 toques.
Nota PIMSA · Las actividades de Paula son muy parecidas — funciona como un asistente de citas para asesores y dirección.
C.4Reagendar la cita cuando el prospecto no puede asistir, proponiendo 3 ventanas y avisando al asesor.›
Qué hacesi el prospecto responde "no puedo", consultar Calendly/calendario del asesor, proponer 3 ventanas alternativas, agendar nueva cita.
Cuándo se ejecutarespuesta "no puedo" en cadena de confirmación.
Frecuencia~25% de las citas requieren reagende.
SistemasCalendly API + WhatsApp Business.
Criterio de éxitociclo de reagende < 24h vs 3-7 días actual.
Nota PIMSA · Las actividades de Paula son muy parecidas — funciona como un asistente de citas para asesores y dirección.
C.5Proponer 3 ventanas alternativas cuando el cliente propone horarios, avisando al asesor.›
Qué hacecuando el cliente escribe en correo proponiendo horarios libres, consultar calendario del asesor y responder "te puedo recibir [opción 1], [opción 2] o [opción 3]".
Cuándo se ejecutacorreo entrante con propuesta de horario.
Frecuencia8-10 hilos abiertos a la vez.
SistemasOutlook + Calendly.
Criterio de éxitoacuerdo en una sola ronda.
Nota PIMSA · Las actividades de Paula son muy parecidas — funciona como un asistente de citas para asesores y dirección.
C.6Detectar el no-show —tras confirmar con el asesor que el prospecto no entró— y disparar la secuencia de rescate.›
Qué hacesi la cita terminó sin que el prospecto se conectara, mandar mensaje al cliente "te perdimos, ¿reagendamos?" + proponer 3 nuevas opciones. Si no responde después de 2 intentos, escalar al asesor.
Cuándo se ejecutacita terminada con asistencia=No.
FrecuenciaAndrea reporta 75% no-shows (3 de 4); cada uno requiere rescate.
SistemasZoom + WhatsApp Business.
Criterio de éxitorecuperar ≥30% de los no-shows.
Nota PIMSA · Las actividades de Paula son muy parecidas — funciona como un asistente de citas para asesores y dirección.
C.7Confirmar la cita y enviar el link de Zoom 5 minutos antes.›
Qué hacemensaje final pre-entrada a la cita con el link y un "te estamos esperando".
Cuándo se ejecuta5 min antes de cita.
Frecuenciauna por cita.
SistemasWhatsApp Business.
Criterio de éxitoparte de cadena de 6 toques.
Nota PIMSA · Las actividades de Paula son muy parecidas — funciona como un asistente de citas para asesores y dirección.
PulsoGobernanza
Listener de chats · responde: Olivia / dirección
Función · Monitorea en vivo los grupos internos (WhatsApp / Slack) y avisa lo que requiere atención — para que ninguna solicitud, cancelación o pendiente se quede sin responder. Alimenta a los demás agentes y a dirección.
HugoHead · interfaz WhatsApp
Dirección y socios · responde a Mauricio y Ricardo
7
sub-agentes · 28 act
Lucía7 actividades · clic para abrir
Finanzas y BI · responde: Josma; informa a Mauricio y Ricardo
H.17Mantener el dashboard de ROI por canal e informar a Mauricio y Ricardo.›
Qué hacedashboard que calcula ROI por canal: Ahorro Webinar, Seguro Vida directo, Seguro Vida webinar, pauta y campaña Autos, campaña Elite, etc. Para cada canal: inversión total (pauta + costos directos + costos indirectos atribuibles) / ingreso generado. Decidir qué canales escalar, optimizar o pausar.
Cuándo se ejecutacontinuo + revisión semanal.
Frecuenciacontinuo + revisión semanal.
SistemasSharePoint (Excel proyección, cortes de comisiones, reportes de costos).
Criterio de éxitodecisiones de escalamiento basadas en ROI real por canal.
Nota PIMSA · Visibilidad.
H.24Proyectar el cierre de mes a mitad de mes e informar a Mauricio y Ricardo en un dashboard.›
Qué hacea mitad de mes, con base en el ritmo de cierres, citas agendadas, prospectos en pipeline y show rate de la semana, proyectar cuántos cierres va a lograr PIMSA ese mes y cuánto ingreso va a generar. Permite ver si es necesario activar palancas o tomar medidas adicionales antes de que termine el mes.
Cuándo se ejecutamitad de mes (~día 15) + actualización continua.
Frecuenciamensual (a mitad de mes), idealmente continuo.
Sistemasmypimsacapital.com + Excel proyección.
Criterio de éxitodecisiones correctivas tomadas a tiempo, no post-mortem.
Nota PIMSA · Visibilidad.
H.26Comparar el desempeño contra el mejor histórico de PIMSA (benchmarking interno).›
Qué hacecomparar semana a semana y mes a mes el desempeño de PIMSA contra su PROPIO histórico — no contra competencia, sino contra su mejor versión. Identificar: ¿cuál fue la mejor semana de show rate? ¿el mejor costo por registro? ¿el mejor mes de cierres? ¿Qué condiciones existían entonces? Usar eso como referencia de lo posible para repetirlo y mejorarlo.
Cuándo se ejecutasemanal + mensual.
Frecuenciasemanal / mensual.
Sistemasplantillas reportes + histórico.
Criterio de éxitometas ancladas en lo que PIMSA ya demostró que puede lograr.
Nota PIMSA · Visibilidad.
H.27Mantener el histórico de ROI con detección de tendencias.›
Qué hacemantener el histórico de ROI por asesor, por canal y por unidad de negocio mes a mes. Detectar automáticamente: qué asesores están mejorando su ROI consistentemente, qué canales se están degradando con el tiempo, qué unidades de negocio tienen estacionalidad. Adicionalmente, evaluar las limitantes y la escalabilidad de cada unidad de negocio.
Cuándo se ejecutamensual.
Frecuenciamensual.
SistemasExcel proyección + mypimsacapital.com + Meta Ads.
Criterio de éxitodecisiones de inversión basadas en tendencias, no en un mes aislado.
Nota PIMSA · Visibilidad.
H.28Construir el modelo de viabilidad para nuevos canales o lanzamientos.›
Qué hacecuando se quiere lanzar algo nuevo (FB directo Autos, productos digitales, Superwebinar, canal de YouTube, contenido orgánico, email outbound a RH, etc.), construir automáticamente un modelo de viabilidad: inversión necesaria, tiempo estimado para el primer cierre, costo por adquisición proyectado (basado en benchmarks internos) y punto de equilibrio. Entrega un "mapa" para evaluar si lanzar.
Cuándo se ejecutaevaluación de un nuevo canal / lanzamiento.
Frecuenciaad-hoc (cada evaluación de lanzamiento).
SistemasExcel proyección + benchmarks históricos.
Criterio de éxitodecisiones de lanzamiento con números, no corazonadas.
Nota PIMSA · Visibilidad.
H.29Correr el simulador de escenarios para decisiones estratégicas.›
Qué haceante una decisión estratégica, simular 3 escenarios — optimista, realista y conservador — con su impacto proyectado en ingresos, gastos y ganancia neta. Permite a dirección poner los escenarios sobre la mesa y decidir con información.
Cuándo se ejecutadecisión estratégica en evaluación.
Frecuenciaad-hoc.
SistemasExcel proyección.
Criterio de éxitodecisiones estratégicas evaluadas con rango de resultados, no un solo número.
Nota PIMSA · Visibilidad.
P.2Mantener el presupuesto mensual en tiempo real, con alerta de umbral.›
Qué hacemantener actualizado en vivo: - Presupuesto total asignado del mes - Comprometido (suscripciones fijas + pagos programados) - Disponible real - Proyección al cierre del mes - Cuando el disponible baja de un umbral configurable (ej. 20%), alertar proactivamente para que Josma pueda solicitar presupuesto adicional antes del último momento.
Cuándo se ejecutacontinuo, cada movimiento + alerta cuando cruce umbral.
Frecuenciacontinua.
Sistemasbanca + SharePoint.
Criterio de éxito0 sorpresas a fin de mes; presupuesto adicional solicitado con > 5 días de anticipación cuando aplica.
Nota PIMSA · Visibilidad.
Audit6 actividades · clic para abrir
Compliance y auditorías · responde: Mauricio (KPI de compliance)
M.1Conciliar los estados de cuenta de Allianz contra la cartera en mypimsacapital.com.›
Qué hacemensual cruzar estados de cuenta Allianz vs cartera registrada en mypimsacapital.com. Detectar discrepancias.
Cuándo se ejecutaSemanal.
FrecuenciaSemanal
SistemasAllianz + mypimsacapital.com.
Criterio de éxitocartera real coincide con mypimsacapital.com.
Nota PIMSA · Que no se nos vaya ni un peso.
M.5Auditar quincenalmente el área de Recluta (previa a mitad de mes + cierre de mes).›
Qué hacemensual revisar Recluta: ¿todos los candidatos pasaron Entrevista 1, 2 y Chally en tiempo? ¿registros completos? Hallazgos.
Cuándo se ejecutaQuincenal: previa a mitad de mes y auditoría al cierre.
FrecuenciaQuincenal (mitad de mes y fin de mes) — previa a mitad de mes + auditoría al cierre
Sistemassistema de Recluta.
Criterio de éxitoKPI auditoría.
Nota PIMSA · Mantener activa la recluta y apoyar a Mauricio en la auditoría.
M.6Auditar quincenalmente el área de Cobranza (previa a mitad de mes + cierre de mes).›
Qué hacemensual revisar Cobranza: ¿KPIs Paola en meta? ¿clientes > 30 días gestionados? Hallazgos.
Cuándo se ejecutaQuincenal: previa a mitad de mes y auditoría al cierre.
FrecuenciaQuincenal (mitad de mes y fin de mes) — previa a mitad de mes + auditoría al cierre
SistemasAllianz + WhatsApp.
Criterio de éxitoKPI auditoría.
Nota PIMSA · Mantener sana la cartera y apoyar a Ricardo en la auditoría.
M.7Auditar la carga correcta de CSF (oct y nov) y constancia de retención (feb y mar) — 4 ventanas al año.›
Qué haceentrar al portal de clientes Allianz (https://clientes.allianz.com.mx) con las credenciales de PIMSA, buscar cada cliente e ir a la sección de Constancias. Finales de noviembre: ir a Constancia de Situación Fiscal — si aparece la opción de descargarla, está correcta; si no aparece, falta → avisar a Tamara y al asesor de ese cliente. Principios de febrero: ir a Constancia de retención, descargar la más reciente y verificar que esté correctamente emitida con el RFC correcto del cliente (no el genérico) — si está mal o falta, avisar a Tamara y al asesor. Aplica a clientes PLUS Art. 151 y GMMI.
Cuándo se ejecuta4 ventanas anuales: CSF en octubre y noviembre; constancia de retención en febrero y marzo.
Frecuencia4 ventanas al año: octubre y noviembre (CSF) + febrero y marzo (constancia de retención)
Sistemasportal de clientes Allianz (clientes.allianz.com.mx) + WhatsApp + SharePoint.
Criterio de éxito100% de clientes PLUS Art. 151 y GMMI con CSF (nov) y constancia de retención (feb) correctas y con el RFC correcto antes de cerrar cada ventana.
Nota PIMSA · Dos veces al año, pero es una actividad pesada.
H.9Consolidar el reporte mensual de KPIs de todo el equipo.›
Qué haceúltimo día del mes 12pm, consolidar el cumplimiento de KPIs de todo el equipo (son más personas que las ~14 del Master Sec. 12). El reporte vive en SharePoint y toda la información se obtiene de los demás reportes de SharePoint. Ranking, alertas, acciones correctivas. Pendiente: definirle al agente las celdas y fórmulas exactas del archivo.
Cuándo se ejecutaúltimo día del mes.
Frecuenciamensual.
SistemasSharePoint.
Criterio de éxitoreporte entregado a tiempo, 100% meses.
Nota PIMSA · Sin esto es muy difícil para Estephania llenar el reporte; son fórmulas entre Excel de SharePoint.
L.6Auditar los expedientes incompletos de todo el equipo.›
Qué hacediariamente revisar expedientes (empleados sin contrato firmado, asesores sin CSF cargada, pólizas sin documentación). Recordatorios automáticos al responsable. Escalar a Mau si no se cierra en 7 días.
Cuándo se ejecutadiario.
Frecuenciadiaria.
SistemasSharePoint + email + Slack.
Criterio de éxito100% expedientes cerrados antes del cierre del mes.
Nota PIMSA · Importante y sencillo de detectar, de una sola vez.
Ana3 actividades · clic para abrir
Briefs y alertas · responde: Mauricio, Ricardo y Josma
H.10Vigilar las entregas de reportes y alertar incumplimientos.›
Qué hacevigilar el calendario de entregas de reportes de SharePoint de todo el equipo (todos hacen reportes). Soltar un recordatorio 1 hora antes de la hora de entrega de cada reporte para que el responsable entre a SharePoint a llenarlo. Si 5 minutos después de la hora límite el reporte no está cargado, soltar una alerta al responsable y a dirección por correo y WhatsApp, y reflejarlo en un panel. El agente no envía plantillas ni datos pre-llenados — cada quien entra directo a SharePoint a llenar su reporte.
Cuándo se ejecuta1 h antes de cada entrega programada + 5 min después de la hora límite.
Frecuenciacontinua (según el calendario de entregas de cada reporte).
SistemasSharePoint + correo + WhatsApp + panel (nuevo y sencillo — puede vivir dentro del dashboard de KPIs/semáforos, H.6).
Criterio de éxito100% de reportes con recordatorio 1 h antes; 0 reportes entregados tarde sin que dirección se entere.
Nota PIMSA · Todos deben reportar en tiempo y forma.
H.11Generar el resumen ejecutivo semanal con semáforo de KPIs.›
Qué haceviernes 5pm consolidar los reportes de Mike, César, Grecia y Roger (que están en SharePoint) en un resumen ejecutivo con semáforo (verde / amarillo / rojo) por KPI: qué está bien, qué está en riesgo, qué necesita decisión de dirección. Para cada amarillo/rojo, agregar contexto interpretativo: ¿es por temporada, transición, persona específica, cambio de algoritmo, problema externo?
Cuándo se ejecutadespués de recibir los 4 reportes en SharePoint (viernes).
Frecuenciasemanal.
SistemasSharePoint + plantillas reportes + Slack + RAG sobre Master.
Criterio de éxitoJosma puede tomar decisiones de acción en < 30 min vs 2-3 horas hoy.
Nota PIMSA · Visibilidad.
H.14Mantener el tablero de seguimiento de lanzamientos.›
Qué hacepara cada nuevo lanzamiento (Superwebinar, productos digitales, Meta directa Vida/Autos/GMMI/Elite), mantener tablero específico con: tareas pendientes, responsables, fechas, dependencias, lo que falta o considerar. Visible para dirección.
Cuándo se ejecutaapertura de un lanzamiento + actualización continua.
Frecuenciacontinua.
SistemasMonday + Slack.
Criterio de éxito0 lanzamientos atrasados por falta de visibilidad.
Nota PIMSA · Que no se vaya nada.
Diego3 actividades · clic para abrir
Riesgo y anomalías · responde: Mauricio y Ricardo
D.4Detectar al asesor inactivo y disparar la intervención.›
Qué hacesi asesor (orgánico o PLUS) lleva > 1 semana sin agendar cita ni registrar prospecto, escribir mensaje directo "¿qué te está atorando?". Si respuesta vacía o ausente, escalar a Oso.
Cuándo se ejecutasemanal.
FrecuenciaDiaria (días laborales)
Sistemasmypimsacapital.com + WhatsApp.
Criterio de éxito0 asesores inactivos > 4 semanas sin atender.
Nota PIMSA · Nadie se puede estar durmiendo sin acciones concretas.
H.8Monitorear los KPIs por persona y alertar cuando salen de meta.›
Qué haceen vivo monitorear todos los KPIs por persona del Master Sec. 12. Cuando uno cae fuera de meta (Mike CPL > $40, asesor cierre < 25%, Paola cartera > 1%, Josma CTR < 30%, etc.), avisar inmediato al responsable + CC a Mau/Oso.
Cuándo se ejecutacontinuo.
Frecuenciacontinua.
SistemasSlack/email + sistemas fuente.
Criterio de éxitoacciones correctivas en el día, no fin de mes.
Nota PIMSA · Visibilidad.
H.12Sugerir las causas probables cuando un KPI sale de rango.›
Qué hacecuando un KPI cruza umbral (ej. costo asistente PLUS supera $115, asistencia baja del 25%, CPR sube), proponer lista de posibles causas rankeadas: cambio en creativo, segmentación, día/hora del webinar, freelancer específico, algoritmo Meta, estacionalidad, calidad del asesor. Sugerir qué revisar primero.
Cuándo se ejecutaKPI fuera de rango.
Frecuenciacontinua.
SistemasMeta Ads + plantillas reportes + mypimsacapital.com.
Criterio de éxitoJosma tiene hipótesis lista en lugar de buscarla.
Nota PIMSA · Acción inmediata.
Camilo1 actividades · clic para abrir
Integraciones · responde: Dirección (capa técnica, 10xs)
H.6Mantener el dashboard maestro en vivo de KPIs ejecutivos.›
Qué hacemantener actualizado cada hora un dashboard con: cobrado mes vs meta, por cobrar año 13 acumulado, margen bruto por los 10 canales, top 3 / bottom 3 asesores, tasa cierre por asesor, pipeline citas vs cierres, cartera vencida en vivo, costo asistente PLUS/VIDA, recluta en pipeline, alertas compliance.
Cuándo se ejecutacontinuo.
Frecuenciatiempo real.
Sistemastodos los anteriores.
Criterio de éxitopreguntas "¿cómo va X?" caen 90%.
Nota PIMSA · Viene de H.1.
Mateo8 actividades · clic para abrir
Marketing · responde: Josma y Mike
H.5Consolidar los KPIs del funnel de webinars a partir de los reportes de SharePoint de cada área.›
Qué haceconsolidar de Lovable + WebinarJam + Demio + Close + Calendly los KPIs del funnel: registros → asistentes → citas → cierres → pólizas, por asesor y por webinar. Eliminar las 5 fuentes paralelas con métricas distintas.
Cuándo se ejecutapost cada webinar + reporte semanal.
Frecuenciacontinua.
SistemasLovable + WebinarJam + Demio + Close + Calendly.
Criterio de éxitouna sola fuente de verdad por KPI.
Nota PIMSA · Tarea que se repite — consolidar reportes de SharePoint.
I.3Generar variaciones de copy + imagen/video para Meta (~5-7 por campaña, frecuencia semanal).›
Qué hacecada 2 semanas analizar anuncios top performance, generar 10-15 variaciones de copy + prompts para imagen/video por campaña activa (PLUS, VIDA, Autos, Recluta, Elite, Superwebinar). Avisar a Josma y Mike cuando las variaciones estén listas; Mike aprueba 5-6 y sube.
Cuándo se ejecutaquincenal.
Frecuenciaquincenal.
SistemasMeta Ads API + generación texto/imagen.
Criterio de éxitoproducción de Mike baja 80%.
Nota PIMSA · Apoya al equipo de marketing.
I.14Analizar mensaje por mensaje las secuencias pre/post webinar.›
Qué haceanalizar las secuencias pre y post webinar mensaje por mensaje. Para cada mensaje generar diagnóstico recurrente: tasa de apertura, respuesta, click. Permitir A/B testing. Interpretar si una caída o subida es por copy, por momento del día, por saturación, porque el prospecto ya decidió, porque aún no entiende. Entregar sugerencias concretas de mejora junto con las métricas de cada mensaje.
Cuándo se ejecutacontinuo (cada batch de secuencia enviada).
Frecuenciacontinua, revisión semanal.
SistemasBrevo + ManyChat + analytics.
Criterio de éxitoshow-up rate sube vía iteración data-driven.
Nota PIMSA · Apoya esa parte del funnel.
I.15Analizar la secuencia de recordatorios 1:1.›
Qué haceanalizar mensajes de recordatorio individual (no masivos) pre-cita. Detectar patrones: qué mensajes hacen que se conecten, cuáles ignoran, qué hora del día funciona mejor, qué tono converte. Generar guidelines.
Cuándo se ejecutacontinuo + revisión semanal.
Frecuenciacontinua.
SistemasWhatsApp Business + Zoom + analytics.
Criterio de éxitoshow-up rate sube; mensajes ganadores se replican.
Nota PIMSA · Apoya esa parte del funnel.
I.16Mantener la biblioteca viva de mensajes ganadores A/B.›
Qué hacemantener un registro vivo de TODOS los mensajes que han ganado en A/B tests (pre-webinar, post-cita, recordatorio, cobranza, retención). Para cada mensaje: contexto en que ganó, métrica que mejoró, fecha. Permitir búsqueda al armar nueva secuencia.
Cuándo se ejecutaA/B test concluido.
Frecuenciacontinua.
SistemasSharePoint + sistemas de envío.
Criterio de éxitoasesores y Josma consultan biblioteca antes de armar nuevas secuencias.
Nota PIMSA · Apoya al equipo de marketing.
I.19Generar el documento de arranque pre-sprint de Marketing con el input de sprint que indica Josma.›
Qué haceantes de cada reunión de arranque de sprint con César y Mike, consolidar automáticamente: métricas de la semana anterior, pendientes no entregados, prioridades definidas por Josma en sesión anterior, decisiones abiertas. Generar documento listo de arranque.
Cuándo se ejecutaantes de junta de sprint marketing.
Frecuenciasegún calendario de sprints.
SistemasMonday + reportes + Slack.
Criterio de éxitosprints arrancan con contexto completo.
Nota PIMSA · Josma indica el plan del mes; debe distribuirse a todas las áreas.
I.26Analizar la segmentación ideal (perfil del prospecto que cierra).›
Qué haceanálisis profundo de la segmentación ideal por producto / campaña / unidad. Analizar qué perfil de prospecto convierte mejor en cada paso del funnel — no solo quién hace clic, sino quién asiste al webinar, quién agenda cita y quién SÍ cierra. Construir el perfil real del prospecto que llega hasta el cierre: edad, ocupación, comportamientos en Meta, dispositivo, hora de interacción ideal.
Cuándo se ejecutarevisión periódica + por nueva campaña.
Frecuenciamensual.
SistemasMeta Ads + mypimsacapital.com.
Criterio de éxitosegmentación basada en quién cierra, no quién hace clic.
Nota PIMSA · Apoya al equipo de marketing.
I.27Monitorear los creativos de la competencia en Meta.›
Qué hacemonitorear activamente lo que están haciendo los competidores en Facebook/Meta — MetLife, GNP, AXA, Skandia, Alige, NetWorth y similares: qué creativos están corriendo, qué ángulos usan, qué ofertas promueven. Entregar un resumen quincenal de movimientos relevantes (filtrando el ruido).
Cuándo se ejecutaquincenal.
Frecuenciaquincenal.
SistemasMeta Ads Library + análisis.
Criterio de éxitoPIMSA enterado de movimientos de competencia sin revisar manualmente.
Nota PIMSA · Apoya al equipo de marketing.
SofíaGobernanza
Quality manager · responde: Dirección (gobernanza)
Función · Evalúa de forma continua la calidad de los otros agentes, detecta fricciones del sistema y propone mejoras. Gobernanza transversal del equipo.
TomásHead · interfaz WhatsApp
Asesores Optimaxx · responde a Dirección · atiende a los asesores
4
sub-agentes · 15 act
Renata7 actividades · clic para abrir
Soporte y base de conocimiento · responde: Los asesores; informa mejoras a dirección
B.3Responder dudas frecuentes de producto Optimaxx (Art. 151, 93, 185).›
Qué haceasesor pregunta por WhatsApp/Slack: "¿se puede X?", "¿qué pasa si fallece el del plan?", "¿aplica para personas morales?", "¿extranjero puede tener su plan?", "¿cuánto es la mensualidad máxima deducible?", "¿pasaporte sí o no?", "¿cambio de cuenta primer cobro?", "¿menor de edad art. 93?". Responder con la respuesta exacta del knowledge base + link a Loom SOP relevante + plantilla de mensaje si aplica.
Cuándo se ejecutapregunta del asesor.
Frecuencia80-120 instancias visibles en chat Ventas PLUS (1-3 por día).
SistemasWhatsApp / Slack + repositorio docs.
Criterio de éxito70% FAQs resueltas sin tocar humano.
Nota PIMSA · Las 7 actividades de Renata forman una sola superactividad de soporte al asesor.
B.4Responder dudas operativas de MyAllianz, DAF y Optimaxx Protección.›
Qué haceAsesor pregunta: beneficiario menor de edad, datos biométricos, CLABE vs cuenta, tiempos de primer cobro débito, RFC genérico al cotizar, permisos a capacitación. Responder con instrucciones operativas paso a paso (MyAllianz, DAF, Optimaxx Protección).
Cuándo se ejecutapregunta del asesor.
Frecuencia~8-10/semana solo Andrea + más del resto del equipo.
SistemasWhatsApp + Slack.
Criterio de éxitoAndrea / asesores nuevos productivos en 3-4 meses vs 6-12.
Nota PIMSA · Las 7 actividades de Renata forman una sola superactividad de soporte al asesor.
K.1Atender las consultas de FAQ de producto y proceso.›
Qué hacechat interno donde cualquier miembro del equipo pregunta cosas tipo "¿cómo se cotiza Premium para mujer 38, $1.8M, 25 años?", "cliente RESICO me pregunta si le sirve 151", "cliente quiere mover de Skandia a Allianz, dame argumentos", "¿qué hago si quiere domiciliar con débito?", "cliente lleva 6 meses sin pagar, qué proceso sigo?". Responder con la respuesta exacta del knowledge base + link al Loom SOP relevante + plantilla de mensaje si aplica.
Cuándo se ejecutapregunta del equipo.
Frecuenciacontinuo, alto volumen.
SistemasSlack/WhatsApp + RAG + SharePoint.
Criterio de éxito70% preguntas resueltas sin tocar humano.
Nota PIMSA · Las 7 actividades de Renata forman una sola superactividad de soporte al asesor.
K.7Mantener la base de conocimiento PIMSA unificada y consultable.›
Qué hacecentralizar y hacer consultable TODO el conocimiento de PIMSA Capital: SOPs, decisiones documentadas, guiones, cierres, objeciones, playbooks, resultados de A/B tests, insights de citas grabadas — en un solo lugar con búsqueda en lenguaje natural.
Cuándo se ejecutaconsulta + ingestión continua de nuevo conocimiento.
Frecuenciacontinua.
SistemasRAG + SharePoint + Loom.
Criterio de éxitocualquier pregunta de conocimiento PIMSA se resuelve en un solo lugar.
Nota PIMSA · Las 7 actividades de Renata forman una sola superactividad de soporte al asesor.
I.9Mantener el repositorio versionado de assets (PDFs, links, presentaciones).›
Qué hacechatbot que entrega la versión correcta y vigente del asset cuando alguien lo pide ("el link de la app que regalamos", "el PDF de Optimaxx", "presentación Vida", "playbook ventas").
Cuándo se ejecutasolicitud.
Frecuenciaalto volumen ad-hoc (mismo PDF Optimaxx reenviado 6+ veces en chat Dirección).
SistemasSharePoint + chatbot.
Criterio de éxito0 versiones desactualizadas circulando.
Nota PIMSA · Las 7 actividades de Renata forman una sola superactividad de soporte al asesor.
F.8Cuando un asesor pregunta cómo cargar el CSF, entregarle el SOP/Loom con la guía paso a paso.›
Qué haceasesor pregunta cómo cargar el CSF de un cliente → enviarle directamente al asesor el SOP (link al Loom existente) con las instrucciones paso a paso.
Cuándo se ejecutapregunta del asesor.
Frecuenciacontinua.
SistemasSOP Loom + portal Allianz.
Criterio de éxitoasesor carga CSF sin preguntar.
Nota PIMSA · Las 7 actividades de Renata forman una sola superactividad de soporte al asesor.
F.9Cuando un asesor pregunta por el periodo de descanso, validar condiciones y entregarle la guía paso a paso.›
Qué hacecliente pide periodo de descanso (1 sola vez en el plazo, hasta 12 meses, sin afectar bono). Solo procede pasando el mes 18 de pago y estando al corriente. Asesor pregunta proceso. Validar que se cumplan esas condiciones; devolver guía paso a paso + iniciar el trámite.
Cuándo se ejecutasolicitud del asesor o cliente.
Frecuenciaad-hoc.
SistemasDAF + SOP.
Criterio de éxitotrámite procesado < 48h.
Nota PIMSA · Las 7 actividades de Renata forman una sola superactividad de soporte al asesor.
Sage3 actividades · clic para abrir
Captura de conocimiento · responde: Renata y dirección
K.4Buscar y devolver el SOP/Loom correcto cuando alguien lo pide.›
Qué hacecualquiera dice "necesito el video de cómo cargar CSF", "el SOP de periodo de descanso", "el de envío de correo post cita" → encontrar entre los 54 SOPs, devolver link directo + timestamp del momento relevante + resumen 30 segundos si tienen prisa.
Cuándo se ejecutasolicitud.
Frecuenciaalto volumen.
SistemasRAG + Slack.
Criterio de éxitouso de SOPs sube 10x.
Nota PIMSA · Todo está en SharePoint; útil entregarlo fácil.
K.6Curar las llamadas de venta valiosas y subirlas a la biblioteca.›
Qué haceagente integrado al grupo de WhatsApp o mypimsacapital.com que detecta las ventas de la semana y revisa la llamada de Zoom de cada una. En las que encuentre más áreas de oportunidad, valor o algo interesante, las sube directamente a SharePoint para aprendizaje del equipo.
Cuándo se ejecutaCortes de martes y viernes (2 veces por semana).
Frecuencia2 veces por semana (martes y viernes)
SistemasWhatsApp / mypimsacapital.com + Zoom + SharePoint.
Criterio de éxitobiblioteca creciente de llamadas ejemplares para capacitación.
Nota PIMSA · Útil sobre todo para los asesores nuevos.
D.6Bajar los transcripts de las reuniones asesor-cliente y correr el análisis de sesión.›
Qué haceidentificar las reuniones que cada asesor tuvo con clientes (sacándolas de Calendly y de los calendarios de los asesores), descargar el transcript de la sesión desde la cuenta Zoom Pro de cada asesor, y meterlo al prompt de análisis de sesión que PIMSA ya tiene armado (disponible como link que el agente jala). Guardar la respuesta del análisis de cada sesión.
Cuándo se ejecutareunión asesor-cliente terminada (detectada vía Calendly / calendario del asesor).
Frecuenciacontinua (por cada reunión asesor-cliente).
SistemasCalendly + calendario (Outlook/Google) + Zoom Pro (cuenta de cada asesor) + ChatGPT + SharePoint.
Criterio de éxito100% de las sesiones analizadas y guardadas sin que el asesor lo tenga que hacer.
Nota PIMSA · Muy importante y repetitiva — ayuda a saber en qué trabajar con cada asesor.
Tito2 actividades · clic para abrir
Coach de objeciones · responde: Los asesores; informa a dirección
B.5Devolver el argumento del playbook ante una objeción, con variantes por perfil.›
Qué haceasesor pregunta cómo responder a objeciones específicas: "si va a oficina Allianz se lo venden directo?", "y si me muero?", "qué gana PIMSA si Allianz cobra igual?", "el SAT no es vigilancia?", "prima cara para él". Devolver el mejor argumento del playbook + 2-3 variantes según perfil del cliente.
Cuándo se ejecutapregunta del asesor (Danelli 17-abr pidió textual: "hay alguna guía de mensajes para seguimientos o respuestas?").
Frecuenciacontinua (90+ msgs hilos densos en chat Ventas PLUS).
SistemasWhatsApp + repositorio playbook.
Criterio de éxitoasesores resuelven objeciones en cita sin pedir refuerzo.
Nota PIMSA · Acompañante de entrenamiento del asesor.
D.3Generar contenido de seguimiento personalizado para los asesores orgánicos.›
Qué haceasesor orgánico envía contexto del prospecto (edad, profesión, monto target) → generar 2-3 variantes de mensaje WhatsApp personalizado para prospectar.
Cuándo se ejecutaasesor pide script.
Frecuenciavarias veces por semana por cada uno de los 6 orgánicos.
SistemasWhatsApp.
Criterio de éxitoasesores con script personalizado en < 1 min.
Nota PIMSA · Muchas citas se cierran en seguimiento, sobre todo en asesores orgánicos.
Valeria3 actividades · clic para abrir
Operación del asesor · responde: Los asesores y Josma
H.18Mantener el dashboard de rentabilidad por asesor con el funnel completo.›
Qué hacedashboard que para cada asesor muestre el funnel completo y costos asociados: - Costo por registro - Costo por asistente - Costo por cita agendada - Costo por cita conectada - Costo por cierre - Comisión generada - ROI neto = comisión − costo asignado al asesor
Cuándo se ejecutacontinuo + revisión mensual.
Frecuenciacontinua, revisión mensual.
Sistemastodo lo anterior.
Criterio de éxitoidentificar quién genera ROI positivo vs quién requiere intervención.
Nota PIMSA · Visibilidad.
D.1Capturar los datos de la cita en el CRM de mypimsacapital con Vobo del asesor (pedir los datos faltantes) y generar el correo de seguimiento al cliente.›
Qué hacedespués de la cita Zoom, escuchar grabación, identificar: plan acordado (Art 151/93/185), monto, plazo, portafolio mencionado, objeciones pendientes. Generar borrador de correo con: simulación parametrizada con sus números exactos, comparativo vs la competencia mencionada (Skandia/MetLife/GNP), PDF Allianz, roadmap a la siguiente reunión. El agente solo entrega el borrador al asesor con los parámetros ya definidos — NO lo envía; el asesor revisa y manda.
Cuándo se ejecutacita terminada (Zoom finalizado o trigger de mypimsacapital.com).
Frecuenciapost cada cita Elite (Mau) + cada cita asesor PLUS (12 asesores × ~10/sem) + Vida + orgánicos.
SistemasZoom transcripts + Outlook + plantillas.
Criterio de éxitosube tasa de cierre 3pp (de 25% a 28% en webinars) = +36 ventas/año.
Nota PIMSA · Garantiza un llenado 100% correcto del CRM.
D.2Identificar a diario los seguimientos que tocan ese día y proponer al asesor el mensaje correcto con base en el manual de seguimientos; adicionalmente, opera como rescate detectando leads a 30/60/90 días sin cierre.›
Qué haceIdentificar a diario los seguimientos que tocan ese día y proponer al asesor el mensaje correcto con base en el manual de seguimientos. Adicionalmente opera como rescate: detecta leads sin cierre a 30/60/90 días y propone retomarlos con un mensaje personalizado a partir de las notas de la cita previa. El agente NO envía el mensaje — lo entrega al asesor para que él lo mande.
Cuándo se ejecutaCada mañana en día laboral; el módulo de rescate corre semanal sobre los leads dormidos.
FrecuenciaDiaria (días laborales) para el seguimiento del día; semanal para el rescate de 30/60/90 días.
Sistemasmypimsacapital.com + WhatsApp Business.
Criterio de éxitorecuperar 1-2% de leads dormidos = decenas de ventas/año.
Nota PIMSA · Se complementa con D.3 — podrían ser la misma actividad.